AFT第三方物流公司信息系统分析与设计

发布于:2021-10-26 00:05:19

AFT 第三方物流公司信息系统分析与设计
摘要 物流业作为国民经济的基础和动脉,其发展程度是衡量一个国家现代化程度和综
合国力的重要标志之一。第三方物流企业离不开物流信息系统的支撑,物流管理信息系 统是第三方物流企业构建现代物流的中枢神经,它的好坏与否,将直接影响到企业的物 流服务书评和市场竞争力。本文以 AFT 物流公司为研究对象,在分析业务流程、数据流 程和功能需求的基础上,设计了管理信息系统总体结构,并对该系统的功能模块进行了 介绍,从而实现了物流、信息流和资金流的集成,提高了该公司的竞争力。

关键词 AFT 物流公司 第三方物流 物流信息系统 系统设计

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引言
*年来,第三方物流(TPL)作为现代物流的一种新的形式在我国得到了高速的发 展,引起广大企业结合理论界的关注。 第三方物流是在物流渠道中由中间商提供的服务, 中间商以合同的形式在一定期限 内,提供企业所需的全部或部分物流服务,是物流专业化的重要形式。第三方物流企业 提供的服务包括运输、仓储、码头装卸、库存管理、包装以及货运代理在内的诸多服务。 他的业务运作过程不仅具有环节多、信息量大、动态性强等特点,而且其经营还需贯彻 准时(Just In Time,JIT)和有效地客户反映(Effective Customer Response,ECR) 准则。而保证第三方物流企业高效率、低成本运作的关键在于构建一个与之相适应的现 代化的物流管理信息系统,一次实现物流各项活动的自动化,管理方式的网络化,决策 支持的智能化和商务运营的电子化。系统建立的好坏将直接影响到企业物流运作的效率 和服务的水*,从而决定企业是否能提高经济效益和具有竞争力。因此,第三方物流必 须建立功能强大、 稳定性好、 实用性强、 操作简单的计算机管理信息系统来支撑其发展。 本文在 AFT 物流公司供应链运作的基础上, 通过分析和设计构建了一个功能强大的 物流管理信息系统,从而最大限度地实现其运输服务的高效性。

1 可行性分析
1.1 AFT 第三方物流公司简介
AFT 物流公司(中文:阿凡提物流)成立于 2000 年 2 月,于 2003 年 8 月取得了 GB/T19001-2000-ISO9001: 2000 质量管理体系认证。 属集产供销物流供应链一体的现代 物流公司。现在全国各地及中亚五国设立八大片区、38 家分公司,隶属分公司管辖的站 点 120 多家。货运网络和白酒销售网络已覆盖全国 4 个直辖市,30 个省市和中亚五国。

1.2 技术上的可行性分析
在激烈的全球市场竞争环境中, 阿凡提物流公司在早期就意识到信息化在第三方物 流行业中的竞争优势,因此该公司很早就投入人力、物力和资金进行信息化建设。进过 长时间的努力,目前阿凡提物流已自主研发了企业物流管理软件,创建了阿凡提物流交 流网站。根据上述情况,阿凡提物流在开发物流管理信息体系统方面具有一定的技术保 障。

1.3 经济上的可行性
信息系统的开发虽然需要投入大量的资金,包括人力、物力和购买、维修设备等众 多成本,但物流管理信息体系统的开发和运行可以给公司带来很大的效益,如加快资金 周转率、降低库存量、减少流动资金占用等以及提高企业现代化管理水*和竞争能力、 提高业务处理能力和准确率、提高工作效率、减轻劳动强度等,能够创造出更多的效益 和利润。

2 系统分析
根据收集到的信息,阿凡提物流公司通过物流管理信息系统将整个物流过程整合起
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来,为客户提供从发货到收货整个物流活动的服务。下面对该公司物流运营管理部的单 证业务流程、仓储业务流程和运输业务流程进行分析。

2.1 AFT 公司运营部分析
AFT 物流公司应业务发展要求,构建了一个能适应市场一般环境,又能适应公司特 殊环境的构架。 而本文只对组织结构中的运营部进行分析, 运营部组织结构如图 2.1。 AFT
经理

运营管理部

仓储部门

运输部门

单证部门

图 2.1 AFT 运营部组织结构

2.2 AFT 物流公司物流业务流程分析 2.2.1 订单处理业务流程分析
订单是第三方物流业务的开始,也是物流信息系统中数据的起点。高效的订单管理 是整个物流信息系统成功的关键,订单业务贯穿于 AFT 物流公司的每个环节。客户通过 Internet、电话、传真等方式下订单,系统接收后,对客户的身份以及信用额度进行验 证。订单确认后,系统将设定订单号码,并将订单的相关信息传递给仓储、运输等部门。 本文为阿凡提物流设计的订单业务处理流程如图 2.2.1 所示。
订货单文件

接受订单

审核订单 财务部

更新库存记录 仓储部

编号

审查客户 运输部 财务存档 检查货物要求

需货单证

分拣装货

财务结算

运输单证

单 货 是否 相

出库单

2.2.1 AFT 企业订单处理的业务流程图
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2.2.2 AFT 运输管理业务流程分析
第三方物流企业接到订单,为客户提供从发货到收货为止的整个物流过程的服务。 当托运人委托第三方物流企业进行货物托运, 物流公司经过周密的物流规划。 本文为 AFT 物流公司设计的运输业务流程如图 2.2.2 所示。
电话/传真 客户 直接受理 Internet 装车 验货 调度 订单 下单 接单 运输计划

在途运输处理

运输

跟踪(GPS、CIS、电话)

收货人

客户服务

信息查询

图 2.2.2 AFT 企业运输管理的业务流程图

2.2.3 AFT 仓储管理业务流程分析
仓储管理的主要任务是对整个库存商品的现状进行跟踪和全面管理,因此信息系统 的设计要以货物的入库、出库和在库管理为主。在第三方物流企业的运营管理中,当运 输部门将货物交由仓库部门,便开始了入库管理、在库管理和出库管理的作业流程。本 文为 AFT 物流公司仓储管理的作业流程如图 2.2.3 所示。
交货 入库 检验 读取货物条形码

供应商

分拣理货 包装 加工 出库 黏贴标签

指定库位

在库

库存盘点

图 2.2.3

AFT 企业仓储业务流程图
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2.3 AFT 物流数据流程图
第三方物流企业从接收货物订单托运,经过一系列环节的协调,最终将货物交收货 人,在这一过程中,物流管理信息系统对第三方物流的作用尤为重要,起着中枢神经的 作用,它通过对物流各阶段信息的收集、传输、分析、处理和整合,及时将信息提供给 客户、员工和合作伙伴。数据流程分析可以按照自顶向下、逐层分解、逐步细化的结构 化分析方式进行,通过分层的数据流程图(Data Flow Diagram,DFD)实现。DFD 是描述 新系统数据输入、数据输出、数据存储及数据处理之间关系的一种强有力的工具,也是 与用户进行紧密配合的有效媒介。通过这一阶段的数据流程分析,既可以将原系统的业 务流程特点和用户需求崭露无遗,分析系统的数据流向及其相互调用关系,又可以为子 系统划分打下基础。 因而本文绘制第三方物流管理信息系统的 DFD 时,先画出顶层的 DFD,在逐层细化。 顶级数据流程图说明了系统的总的处理功能、输入和输出,如图 2.3.1 和 2.3.2 所示的 分别是第三方物流系统的顶级数据流程图及系统级数据流程图。

2.3.1 顶层数据流程图

客户

货物、托运单 回执

P 物流管理信息系 统

运输服务、货物 回执

收货人

2.3.1 第三方物流管理信息系统顶级数据流程图

2.3.2 系统级数据流程图

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客户

P1 订 单 处 理

P2 客 户 系 管 理 客户

1

订单信息 P3
营 销 分 析

2

客户档案 P4 财 务

3

营销信息

财务报表

P5 部

P6 运 输 管 理

运 输 部

管 理

库存文件

运输文件

P7 客 户 物 管 理

P8 业 管 理

P9 业 管 理

动态信息

统计报表

图 2.3.2

第三方物流管理信息系统系统级数据流程图

3 系统设计
3.1 AFT 企业物流管理信息系统体系结构*台设计
AFT 这种第三方物流企业是整个物流供应链的组织者,考虑到供应链的成员企业各 自拥有相应的企业内部网,这些企业内部网络相互连在一起即构成整个供应链的企业外 部网。该企业物流管理信息系统的最终目的是提高对客户的服务水*和降低物流的总成 本。从广义的角度来说,其总体设计的目标可设为适应当前基于 Internet/Intranet 的
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网络信息结构, 以电子商务为发展方向, 根据现代物流的发展特点, 开发出与客户相连, 具有决策支持功能的信息系统。 采用 B/S 模式并结合 Internet 应用构建电子商务环境下的物流管理信息系统,可 使 AFT 物流企业内外信息环境成为一个统一的*台,资源得到进一步整合,进而实施全 球物流供应链的管理。

3.2 AFT 企业物流管理信息系统功能模块结构设计
根据第三方物流管理信息系统设计的总体目标和功能需求分析, 兼顾结构化程序设 计的思想, 可将第三方物流管理信息系统设计成由基本信息管理、 作业管理、 运营管理、 维护管理四大模块组成,每一模块完成特定的功能。如图 3.2 所示。
订单处理 订单管理模块 单货核对 物流策划 车辆调度 运输管理模块 路线选取 货物跟踪 订单查询

A F T 物 流 管 理 信 息 系 统

成本控制 仓储管理模块 客户资料

入库作业 库内作业 出库作业

信誉评估 客户关系管理模块 客户查询 客户服务 业绩核算 客户合同 经营管理模块 计费标准 费用核算 账单处理 报表查询 业绩考核 成本控制

财务管理模块

图 3.2

AFT 物流管理信息系统功能模块设计
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3.2.1 订单管理模块
订单管理是整个 AFT 企业物流管理的起点,客户首先通过 Internet 网络或传真, 将托运或托管的货物清单传送到管理部门,由客户部门审核客户信用度后,在进行物流 服务的策划。主要包括的功能为:订单处理、物流策划和订单查询。

3.2.2 运输管理模块
运输管理模块是整个 AFT 企业物流管理的中心环节。首先运输部门要进行单货核 对,看单货是否相符,然后通过企业信息管理*台对可用车辆进行调度;利用业务资料 管理模块形成的数据库选取最优路线,并利用全球卫星定位技术(GPS)对货物和运输 进行全程的动态追踪管理,避免迂回运输、重复运输和空载等不合理运输。

3.2.3 仓储管理模块
仓储管理子系统要根据 AFT 企业的实际仓储状况进行设计,一般包括:货物的入库 作业、库内作业和出库作业。入库作业和出库作业通过射频识别技术(RFID)或激光识 别条形码技术等对货物进行扫描和校对,并将数据传入系统,提高效率,减少误差。

3.2.4 客户关系管理模块
客户关系管理模块的设计思想应体现以人为本的管理理念, 注重对客户及信息的跟 踪管理,为 AFT 企业提供准确的客户资料和信誉度,制定良好可行的客户服务计划。另 外,该模块对客户合同的管理不仅有效地减少经济纠纷,同时赢得了客户的信任。 3.2.5 经营管理模块 该模块一方面从 AFT 企业整体出发, 通过对历史交易记录的统计分析一级企业各项 统计指标,建立符合企业实际经营状况的业绩核算和绩效考核指标体系;另一方面通过 对不同指标的调整控制,有效降低成本。

3.2.6 财务管理模块
财务管理模块一方面客户或工作人员可以通过该模块查询不同业务的计费标准以 及该企业的业务报表;另一方面,该模块对每一项业务进行成本和利润的核算。财务管 理用于管理物流业务中各种费用数据。为客户和公司提供完整的结算方案。

3.3 输入输出设计 3.3.1 输入设计
本文所用的系统界面为网页形式,输入以屏幕为介质,用键盘-磁盘形态输入(也 可以用条码扫描和射频识别技术获取数据) ;本文对 AFT 物流企业输入系统进行了设计, 下面举出一个界面作为例子,AFT 物流新建仓库界面如图 3.3.1 所示。

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图 3.3.1 AFT 物流新建仓库界面

3.3.2 输出设计
输出以表格、图形、图标为输出形式,以显示器、打印机等为输出设备。本文也对 输出系统做了设计,下图 3.3.2 AFT 物流配送出库单据界面为例。

图 3.3.2 AFT 物流配送出库单据界面
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4 结论
合理设计和实施物流管理信息系统,依靠现代化的物流管理手段,提供准时、实时、 丰富的信息是第三方物流企业发展现代物流的根本途径。一个齐全、安全可靠、灵活且 操作简便的第三方物流信息系统是第三方物流企业生存和发展的关键。它能够使企业实 现低成本运作,提高公司的整体运作效率,进一步提高企业的竞争力。 本文在分析 AFT 企业实际运作流程的基础上,设计出了适应 AFT 企业的物流管理信 息系统的方案。分别对 AFT 企业的订单处理业务流程、运输管理业务流程、仓储管理业 务流程、系统数据流程图和系统功能模块进行了设计。该系统设计能够帮助 AFT 企业提 高仓储管理、运输管理和订单处理的自动化水*,提高企业竞争力。

参考文献
[1] [2] [3] [4] [5] [6] 彭立明.新疆 AFT 物流公司信息系统分析与设计[D],2008:12-36 陈晓红,罗新星,韩清波.管理信息系统[M],2006:112-182 王欣.管理信息系统[M],2004:103-246 王要武。管理信息系统[M],2002:103-166 罗闻泉.第三方物流管理信息系统的分析与设计[J].邯郸职业技术学院学报, 2006,19 2) 55-61 ( : 董静.第三方物流管理信息系统分析与设计[J].决策咨询通讯 2010,(5) :29-32

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